Hijink Advocaten doet er alles aan om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Het kan echter voorkomen dat u niet tevreden bent over een bepaald aspect van onze dienstverlening. In dat geval kunt u een beroep doen op onze interne klachtenregeling.
Voordat u een klacht indient verzoeken wij u uw bezwaren eerst voor te leggen aan uw eigen advocaat. Komt u met hem/haar niet tot een oplossing, dan kunt u uw klacht voorleggen aan onze klachtenfunctionaris, mr. O.A.M. Hijink of zijn plaatsvervanger indien de klacht hem aangaat. U dient uw klacht schriftelijk gemotiveerd voor te leggen binnen drie maanden na het moment waarop u kennis nam of redelijkerwijs kennis had kunnen nemen van het handelen of nalaten dat tot uw klacht aanleiding heeft gegeven.
Wij zullen in overleg met u zo snel mogelijk een oplossing voor het gerezen problemen proberen te vinden. Deze oplossing zullen wij altijd schriftelijk aan u bevestigen.
Klachtenprocedure
Onder klacht verstaan wij elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door de advocaat, door of namens de cliënt kenbaar gemaakt. Klachten vormen een bron van informatie maar ook een kans om onze dienstverlening te verbeteren. Alle klachten worden uiterst serieus. Alle klachten proberen wij binnen redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen.
- Wanneer een cliënt op enigerlei wijze het kantoor benadert met een klacht dan dient de betrokken advocaat daarvan in kennis te worden gesteld.
- De betrokken advocaat tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na raadpleging van de klachtenfunctionaris.
- De betrokken advocaat respectievelijk de klachtenfunctionaris draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van de klacht met inachtneming van de onderhavige klachtenregeling.
- De betrokken advocaat en daarna de klachtenfunctionaris zijn verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van de klachten.
- De betrokken advocaat houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van de verdere afhandeling van de klacht.
- Geheimhouding dient onder alle omstandigheden te zijn gewaarborgd.
- De beslissing op de klacht wordt aan de cliënt medegedeeld, er volgt altijd een schriftelijke reactie naar de klager.
- De klacht dient binnen vier weken schriftelijk door het kantoor afgehandeld te zijn, behoudens bijzondere omstandigheden die het kunnen rechtvaardigen daarvan af te wijken.
- Het kan zijn dat de klachtenfunctionaris niet tot een oplossing van uw probleem komt. Uw klacht kan dan worden voorgelegd aan een onafhankelijke derde. Een onafhankelijke derde kan zijn de civiele rechter, een klachteninstantie of een geschilleninstantie waarbij ons kantoor is aangesloten. Dit zijn de klachtenregeling van de Geschillencommissie Advocatuur, het NIVRE of het Register Letselschade.
Preventieve actie
- Jaarlijks worden klachten geëvalueerd. Op basis hiervan beslist het kantoor over de te nemen preventieve maatregelen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.
- De te nemen maatregelen worden gezamenlijk met de analyse gepresenteerd in de kantoorvergadering.
Deze klachtenregeling is vastgesteld op 4-4-2019.
